医療機関事務スタッフのためのPCスキル向上ガイド 〜ショートカットキーで事務業務効率アップ〜

電子カルテシステムや医事会計システムなどの医療専用ソフトウェアでは、これらのショートカットキーに対応していない場合があります。
各システムの操作マニュアルや管理者にご確認の上、ご活用ください。
一般的なオフィスソフトやウェブブラウザでは幅広く対応しています。

画面の拡大・縮小：「Ctrl + マウスホイール」

受付業務での活用例
• 患者様や受診者様の基本情報画面で小さな文字を拡大して確認
• 予約システムで月間カレンダー全体を縮小表示で一覧
• オンライン保険資格確認画面での詳細情報拡大
• 電話応対中に必要な情報を素早く拡大表示

レセプト・会計業務での活用例
• 診療報酬明細書の細かい診療内容コード確認
• 医事会計システムでの請求データ詳細チェック
• Excelでの集計表作業時の数値確認
• 月末締め作業での大量データ一覧表示

対応ソフトウェア・システム
✓ 対応確実
　• Microsoft Office 365（Word、Excel、PowerPoint等）
　• Google Workspace（スプレッドシート、ドキュメント等）
　• ウェブブラウザ（Chrome、Edge、Firefox等）
　• PDFビューアー（Adobe Reader等）
△ 要確認
　• 電子カルテシステム
　• 医事会計システム
　• 予約管理システム
　• その他医療専用ソフトウェア

医療機関の事務業務では、複数のシステムやソフトウェアを同時に使用することが日常的です。
受付システム、予約管理、電子カルテ、医事会計、メールソフト、ウェブブラウザなど、業務効率を上げるためには素早いウィンドウ切り替えが必要不可欠です。

基本操作方法
1. 「Alt」キーを押しながら「Tab」キーを押す
2. 開いているウィンドウ一覧が表示される
3. 「Alt」を押し続けながら「Tab」を何度か押して目的のウィンドウを選択
4. 目的のウィンドウが選択されたら「Alt」キーを離す

電話応対時の活用例
• 予約の電話中に患者（受診者）検索画面とカレンダー画面を切り替え
• 問い合わせ対応中にメール画面と資料画面を素早く行き来
• 緊急対応時に複数のシステム間を瞬時に移動
• 保険確認中に複数のブラウザタブ間を効率的に切り替え

マルチタスク業務での活用例
• レセプト作成中にExcelデータと医事システムを切り替え
• 文書作成時にWordと参考資料のPDFを行き来
• 会議準備でPowerPointと資料収集ブラウザを切り替え
• メール対応と各種業務システムの並行作業

効率向上のコツ
• よく使うソフトウェアは起動順序を意識して配置
• ウィンドウ一覧で目的のソフトが分からない場合は、アイコンとタイトルを確認
• 慣れてくると、押すTabキーの回数で目的のウィンドウにたどり着けるように
• マウスでタスクバーをクリックするより圧倒的に高速

注意事項
一部の医療専用システムでは、セキュリティ上の理由やシステム設計により、このショートカットが無効化されている場合があります。また、全画面表示モードで動作するシステムでは機能しない可能性があります。各システムの仕様をご確認ください。

医療事務では、複数の情報を同時に参照しながら作業することが頻繁にあります。
例えば、Excelで集計作業をしながら元データを参照したり、文書を作成しながら別の資料を確認したりする場面で、画面を分割して表示する機能が非常に有効です。

基本操作手順
1. 左半分に表示したいウィンドウをアクティブにする
2. 「Windows」キー + 「←（左矢印）」キーを同時に押す
3. ウィンドウが左半分に配置され、右側の候補ウィンドウが表示される
4. 右側に配置したいウィンドウをクリックまたは矢印キーで選択
※ 右半分に配置する場合は「Windows」キー + 「→（右矢印）」キーを使用

レセプト・統計業務での活用例
左画面
　• Excelの集計表作成
　• レセプトチェック表
　• 月次報告書作成
右画面
　• 医事システムの元データ
　• 診療報酬点数表
　• 前月のデータ比較

文書作成・資料整理での活用例
左画面
　• Word文書作成
　• PowerPoint資料作成
　• メール作成画面
右画面
　• 参考資料のPDF
　• 過去の文書テンプレート
　• ブラウザでの情報収集

業務効率への効果
• 入力ミス削減：元データを見ながらの入力で転記ミスが大幅減少
• 作業時間短縮：ウィンドウ切り替えの時間が不要に
• 集中力維持：画面切り替えによる作業中断がなくなる
• 品質向上：常時比較・参照が可能で作業品質が向上

対応状況と制限事項
この機能はWindowsの標準機能のため、ほとんどのソフトウェアで利用可能です。
ただし、以下の場合は制限があります：
　• 全画面表示専用に設計されたシステム
　• 一部の医療専用ソフトウェアでサイズ変更が制限されている場合
　• 画面解像度が低い環境では文字が小さくなりすぎる可能性

実践で役立つコツとポイント

習得のステップ
1. まずは使いやすい操作から1つずつ練習
2. 毎日の業務で意識的に使用してみる
3. 慣れてきたら複数の操作を組み合わせる
4. 同僚にも教えて職場全体のスキルアップ

時間効果の目安
• ウィンドウ切り替え：1回につき3-5秒短縮
• 画面拡大操作：1回につき2-3秒短縮
• 分割表示活用：連続作業で20-30%時間短縮

セキュリティ面での注意
• 画面分割時は周囲からの覗き見に注意
• 患者（受診者）情報が表示された画面の取り扱いに配慮
• システムによっては使用制限がある可能性

トラブル時の対処
• 操作がうまくいかない場合は管理者に相談
• システム更新後は動作確認を実施
• 不具合時は従来の操作方法に戻す

まとめ

今回ご紹介したショートカットキーは、医療機関での事務業務を大幅に効率化できる基本的かつ重要なテクニックです。
これらの操作は、医療専用システムでの対応状況に関わらず、日常的に使用するOfficeソフトやウェブブラウザで確実に活用できます。

効率的なPC操作で、より良い医療サービスの提供を
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